Use Cases: Dokumenten-, Support- & Lead-Automatisierung

Use Cases

Echte Automatisierungen für DACH-Unternehmen

Dokumenten-Automatisierung Support-Automatisierung Lead & CRM Automatisierung Reporting & Daten Own AI Brain & Datenschutz

Dokumenten-Automatisierung

Papier und PDFs bremsen Buchhaltung, HR und Betrieb. Wir extrahieren, validieren und leiten Dokumente automatisch weiter.

Das Problem

Ihre Fachkräfte verbringen Stunden damit, Daten von PDF-Rechnungen in die Buchhaltungssoftware zu tippen. Fehler passieren, Dokumente gehen verloren, und der Monatsabschluss verzögert sich.

Beispiele

Eingangsrechnungen: PDF per Mail → KI liest IBAN & Betrag → Übertrag in BMD/Datev Entwurf.

Stundenzettel: Fotos von Handwerker-Zetteln → OCR → Abgleich mit Projektzeiten.

Vertrags-Management: Eingehende PDFs → Umbenennen nach Schema (Datum_Kunde_Typ) → Archivierung in SharePoint.

HR Onboarding: Unterschriebener Vertrag → Ordner in Drive erstellt → Profil in Personio angelegt.

Beliebte Integrationen

DATEV

SAPSharePointlexofficesevDeskBMD

Buchhaltungs-Software

DATEV, BMD, RZL, sevDesk, lexoffice, Sage

Dateiablage

SharePoint, Dateiserver, SAP DMS, OneDrive, Google Drive

Dokumenten-Verarbeitung

PDF-Import, OCR (EU-gehostet), E-Mail-Parsing, Rossum

Ihre Anforderungen

GoBD-konforme Archivierung, auto. Kostenstellen, Mandantenfähigkeit

Unsere Lösung

Zeitfresser-Fix

Zum Paket Zeitfresser-Fix

Support-Automatisierung

Die meisten Support-Tickets sind Variationen derselben 20 Fragen. Wir automatisieren die Routine, damit Ihr Team Zeit für echte Probleme hat.

Das Problem

Ihr Team ertrinkt in "Wo ist meine Bestellung?"-Mails. Die Reaktionszeiten steigen, die Kundenzufriedenheit sinkt, und wichtige Anfragen gehen im Rauschen unter.

Beispiele

Bestellstatus: Kunde fragt per WhatsApp → Bot prüft ERP-Status → Sendungsnummer zurück.

Ticket-Triage: E-Mail-Analyse (Reklamation vs. Info) → Weiterleitung an richtige Abteilung.

Urlaubsvertretung: Auto-Antwort mit intelligentem Verweis auf Knowledge Base.

IT Helpdesk: "Passwort Reset" in Slack → Bot prüft ID → Startet Reset-Workflow.

Beliebte Integrationen

Microsoft 365

Zendesk

Intercom

Gmail

Ticketsysteme

Zendesk, Freshdesk, Intercom, Zammad, Jira Service Mgmt

Messenger-Kanäle

WhatsApp, Telegram, Instagram DM, Slack

E-Mail & Kalender

Microsoft 365, Outlook, Exchange, Gmail, Google Calendar

Ihre Anforderungen

SLA-Überwachung, Eskalationsregeln, Knowledge-Base-Sync, DSGVO-Logging

Unsere Lösung

Support-Verstärker

Zum Paket Support-Verstärker

Lead & CRM Automatisierung

Leads kommen von überall. Wir konsolidieren sie und halten Ihr CRM sauber, damit Ihr Vertrieb verkauft statt Daten zu pflegen.

Das Problem

Ein Lead füllt ein Formular aus, aber bis er angerufen wird, sind 48 Stunden vergangen. Daten werden manuell kopiert, Telefonnummern sind falsch formatiert, und Follow-ups werden vergessen.

Beispiele

Speed-to-Lead: Formular auf Website → Sofortige SMS-Bestätigung → Eintrag in Pipedrive.

Messe-Erfassung: Foto von Visitenkarte → KI-Extraktion → CRM-Kontakt + LinkedIn Vernetzung.

Angebotserstellung: Deal-Status "Gewonnen" → PDF-Angebot generieren → Versand zur Unterschrift.

Webinar Follow-up: Teilnehmerliste aus Zoom → Import in CRM → Folien per E-Mail senden.

Beliebte Integrationen

Salesforce

HubSpot

LinkedInPipedrive

Brevo

CRM-Systeme

HubSpot, Pipedrive, Salesforce, Brevo, Dynamics, Zoho CRM

Lead-Quellen

Typeform, Calendly, LinkedIn, Website-Formulare, Facebook Ads

Kommunikation

SMS, E-Mail (Brevo, Mailchimp), WhatsApp, Twilio

Ihre Anforderungen

Lead-Scoring, Duplikaterkennung, Datenanreicherung, DSGVO Double-Opt-In

Unsere Lösung

Flow Architect

Zum Paket Flow Architect

Reporting & Daten

Schluss mit Excel-Chaos. Wir verbinden Ihre Datenquellen und liefern Reports, die sich von selbst aktualisieren.

Das Problem

Einmal im Monat muss jemand drei Tage lang Daten aus fünf Systemen in Excel kopieren, um den Management-Report zu bauen. Die Daten sind bei Fertigstellung bereits veraltet.

Beispiele

Täglicher Geschäftsführer-Report: Umsatz (Shopify) + Bankstand (George) + Offene Posten (BMD) → Morgens um 8:00 per E-Mail.

Lager-Alarm: Bestandsabgleich Webshop vs. ERP → Warnung bei Diskrepanz.

Projekt-Controlling: Stunden (Toggl) vs. Budget → Warnung bei 80% Verbrauch.

Marketing ROI: Werbekosten (Meta/Google) vs. CRM-Umsatz → Wöchentlicher CPA-Report.

Beliebte Integrationen

Excel

Power BI

Google Sheets

Shopify

Stripe

BI & Tabellen

Power BI, Google Sheets, Excel, Airtable, Notion, Tableau

Datenquellen

Shopify, WooCommerce, Stripe, Banking-APIs, Google Ads

Datenbanken

SQL Server, PostgreSQL, MySQL, MongoDB, Snowflake

Ihre Anforderungen

Zeitgesteuerte Reports, Schwellenwert-Alerts, Multi-Source-Aggregation, GF-Dashboards

Unsere Lösung

Flow Architect

Zum Paket Flow Architect

Own AI Brain & Datenschutz

Nutzen Sie KI für sensible Daten (HR, Finanzen, Recht), ohne dass diese Ihr Haus verlassen.

Das Problem

Sie wollen KI nutzen, aber Verträge, Bilanzen oder Patientendaten dürfen nicht zu ChatGPT in die USA geschickt werden. Strikte Compliance-Regeln blockieren Innovation.

Beispiele

Vertrags-Check: Eingehende NDAs lokal prüfen → Risikobericht erstellen (Kein Cloud-Upload).

ISO-Bot: "Wie archiviere ich X?" → Bot antwortet aus internen SOP-PDFs.

Auto-Schwärzung: Namen & IBANs automatisch schwärzen, bevor Dateien das Haus verlassen.

Patientendaten: Befunde zusammenfassen → In sicheres KIS speichern (Keine externe API).

Beliebte Integrationen

OllamaQdrantMattermost

Llama 3PrivateGPT

Lokale Inferenz

Ollama, vLLM, Llama 3, Mistral, NVIDIA NIM, PrivateGPT

Vector & Storage

Qdrant, Weaviate, Milvus, PostgreSQL (pgvector), ChromaDB

Enterprise Chat

Mattermost, Rocket.Chat, Open WebUI, Zulip, Matrix

Ihre Anforderungen

DSGVO Compliance, Air-Gapped Deployment, Audit-Logging, Anonymisierung

Unsere Lösung

Own AI Brain

Zum Paket Own AI Brain

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